Privacybeleid

Workify Software B.V. Laatst bijgewerkt: juni 2025

1. Wie zijn wij?

Workify Software B.V. (hierna: "Workify", "wij" of "ons") is de aanbieder van het gelijknamige field service management platform via workify.nl en platform.workify.nl. Wij zijn gevestigd in Amsterdam, Nederland, en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Contactgegevens: E-mail: info@workify.nl Website: workify.nl

Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account verzamelen wij:

  • Naam en e-mailadres

  • Bedrijfsnaam en KvK-nummer

  • Telefoonnummer

  • Factuuradres

2.2 Gebruiksgegevens (via het platform)

Tijdens het gebruik van Workify verwerken wij gegevens die u zelf invoert, waaronder:

  • Klantgegevens (naam, adres, contactgegevens van uw opdrachtgevers)

  • Offerte- en factuurgegevens

  • Plannings- en afspraakinformatie

  • Urenregistraties en reiskostengegevens

  • Digitale werkbonnen en taakomschrijvingen

2.3 Technische en analytische gegevens

  • IP-adres en apparaatinformatie

  • Browsertype en besturingssysteem

  • Sessieduur en klikgedrag (geanonimiseerd)

  • Loggegevens voor beveiliging en foutopsporing

2.4 Betalingsgegevens

Betalingen verlopen via Stripe. Wij slaan geen volledige betalingskaartgegevens op; Stripe verwerkt deze als gecertificeerde PCI-DSS-aanbieder.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

DoelGrondslagLevering en beheer van het platformUitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)Facturering en abonnementsbeheerUitvoering van de overeenkomstKlantenservice en technische ondersteuningUitvoering van de overeenkomstVerbetering van de dienst en productontwikkelingGerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)Beveiliging en fraudepreventieGerechtvaardigd belangNaleving van wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht)Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)Marketingcommunicatie (nieuwsbrief, updates)Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

  • Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus 12 maanden na beëindiging.

  • Factuur- en boekhoudgegevens: 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

  • Klantgegevens ingevoerd via het platform: zolang uw account actief is; na verwijdering binnen 30 dagen gewist uit actieve systemen.

  • Loggegevens: maximaal 90 dagen.

  • Marketingtoestemming: totdat u zich afmeldt.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden waar dat noodzakelijk is voor de dienstverlening. Wij sluiten met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst af.

Vercel

Supabase

Postmark

Stripe

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij geven uw gegevens alleen door buiten de EER wanneer passende waarborgen zijn getroffen (zoals Standard Contractual Clauses).

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

  • Versleuteling in transit (TLS) en in rust

  • Row Level Security (RLS) op databaseniveau zodat gebruikers alleen hun eigen data zien

  • Toegangscontrole op basis van rollen

  • Regelmatige back-ups

Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, informeren wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens conform de AVG-meldplicht (binnen 72 uur).

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

  • Inzage – u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.

  • Rectificatie – u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

  • Verwijdering – u kunt verzoeken uw gegevens te laten wissen ("recht op vergetelheid").

  • Beperking – u kunt de verwerking tijdelijk laten beperken.

  • Overdraagbaarheid – u kunt uw gegevens in een gestructureerd, leesbaar formaat opvragen.

  • Bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

  • Intrekking toestemming – u kunt eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@workify.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Indien u van mening bent dat wij uw rechten schenden, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Cookies

Workify maakt gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (sessiecookies, authenticatietokens). Voor analytische cookies of marketingcookies vragen wij vooraf uw toestemming via een cookiebanner.

9. Gegevens van uw klanten (verwerker)

Wanneer u als gebruiker klantgegevens invoert in Workify, bent u zelf de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Workify treedt dan op als verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in uw opdracht en overeenkomstig onze Verwerkersovereenkomst, die onderdeel uitmaakt van onze algemene voorwaarden.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in het platform. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Workify Software B.V. Amsterdam, Nederland info@workify.nl workify.nl